De modo a envolver e reter voluntários, é extremamente importante assegurar que o trabalho é bem organizado. Além de uma política de voluntários, é fundamental que os projectos estejam bem concebidos para garantir a eficácia do envolvimento dos voluntários.

É recomendado organizar os projectos seguindo uma metodologia de gestão de projectos.
Os projectos podem ser geralmente caracterizados da seguinte forma:

  • Os projectos têm um início definido e um ponto final;
  • Projectos provocam mudanças
  • múltiplas disciplinas estão envolvidos simultaneamente;
  • os projectos têm objectivos concretos e bem definidos;
  • Os projectos têm riscos elevados e trazem incerteza;
  • O sucesso dos projectos depende dos esforços das pessoas, não das técnicas;
  • Os projectos têm um dono de projecto e um executor (geralmente uma organização);
  • Há sempre um gestor de projecto e uma equipe de projecto.

 

Organização do projecto, as pessoas e gestão.

É necessário elaborar um plano de projecto tão detalhado quanto possível.

O desenho/plano do projecto dá uma estrutura aos esforços de todos os participantes, profissionais e voluntários. É necessário produzir um plano de projecto claro, tendo em mente os elementos de projecto referidos anteriormente. Em termos gerais, pode-se dizer que, primeiro, é necessário sabermos o que tem que ser feito, em segundo lugar decidir como vamos abordar o assunto, e finalmente implementar.

Depois de estabelecido o objectivo do projecto, é necessário reunir as pessoas certas para fazer o trabalho. Devemos responder à pergunta: que tipos de competências são necessárias, de ambos os profissionais e voluntários, durante as várias fases da execução do projecto? Depois, devemos ter um cronograma, uma estimativa das receitas e despesas, um plano de comunicação e, talvez, um ‘plano B’.

É necessário definir o resultado (também durante os períodos intermediários) de forma clara (metas, cronograma, períodos de comunicação, responsabilidades, tipo de participação dos membros da equipe, etc) faz com que seja mais fácil para todos os participantes do projecto contribuir e, finalmente, alcançar os resultados pretendidos.

Um plano de projecto é um documento que descreve o propósito do projecto, a forma como o projecto será estruturado e como ele será implementado com sucesso. Ele descreve o projecto:

  • Visão, objetivos, âmbito e resultados (ou seja, o que nós temos de conseguir);
  • Stakeholders, papéis e responsabilidades (ou seja, quem vai participar);
  • Recursos, planos financeiros e de qualidade (ou seja, como será realizado).

Deve ser utilizado para a apresentação a terceiros e estimular o envolvimento de voluntários, parceiros, patrocinadores, stakeholders, etc.

Nos projectos recomenda-se adoptar a gestão por processos que envolve as seguintes fases:

  • Iniciar
  • Planear
  • Executar
  • Acompanhar/monitorizar
  • Terminar

A fase inicial é crucial, ao fazer-se julgamentos errados nesta fase de concepção pode causar grandes problemas no futuro. Responder às cinco perguntas, O quê?, Porquê?, quando?, onde? e quem?, ajuda a obter uma posição clara de partida durante esta fase.

Pretende-se encontrar respostas para as seguintes perguntas:

  • Qual é o problema que queremos resolver? (De quem é o problema?)
  • Quais são as causas do problema? (Pesquisa)
  • Qual o alvo que queremos alcançar? (Claramente formulado)
  • Qual é a solução para o problema? (Fase de execução, incluindo cronogramas, etc)

Tentamos definir uma solução baseada nas causas do problema. Isso ajuda a não esquecer nenhum detalhe importante que causa o problema.

O planeamento é um dos elementos do processo mais difíceis de definir. Todo o tipo de coisas inesperadas podem acontecer. A questão a saber é se o gestor de projecto é capaz de usar o poder necessário para controlar cada fase antes de entrar numa nova fase, o que depende da sua competência (organização do projecto). Controlar todo o processo é impossível, portanto é aconselhável estar preparado para todo o tipo de coisas que possam acontecer. Mapear todas as fases do projecto e discuti-las com um grupo de especialistas vai ajudar a reduzir a possibilidade de surpresas.

Durante a fase de execução tomamos consciência do quão importante é o planeamento e quão valioso é definir e descrever todas as fases. Assim conseguimos monitorizar o processo de execução constantemente e proceder a alterações caso necessário.

O processo de monitorização é crucial para assegurar o resultado que foi definido na fase de arranque do projecto.

Terminar um projecto deve servir para avaliar correctamente e globalmente o projecto, aprender com os erros cometidos e acumular experiências par projectos futuros. Deverá constar uma visão clara do que foi feito em relação aos resultados.

 

Gestão da Qualidade

O círculo Plan, Do, Check e Act fornece-nos uma base para examinar o que estamos a fazer durante a execução do projecto.

É necessário definir a qualidade de todos os elementos do projecto em todas as suas etapas.

Para aferirmos o desempenho do projecto é necessário definirmos indicadores de qualidade e quantidade para determinarmos a eficiência e eficácia do trabalho desenvolvido.

Alguns exemplos de indicadores de desempenho:

  • Quantidade (números) – Contactos com os cidadãos, número de pessoas envolvidas nas acções; clubes desportivos, escolas participantes; empresas participantes das comunidades locais; novos voluntários ou activos (grupos); questionários preenchidos, redução dos indicadores estatísticos sob condução sob a influência de álcool; número de poster divulgados, cursos e formações; recolha de assinaturas; medição de velocidades; planos de segurança rodoviária; patrocinadores; mailings; etc.

  • Qualidade (conteúdo) – Grau de satisfação, o nível de consciência, o conhecimento adquirido; envolvimento crescente; melhoria de processos; melhor desempenho; extensão da reputação; nível de envolvimento de voluntários, contribuição no plano científico; mudança de imagem; processo de cooperação melhor; etc

Quanto melhor esses indicadores são descritos e definidos, melhor podemos medir e avaliar as nossas realizações.

 

Possível estrutura de um Plano de projecto?

Sumário Executivo

1. Título / Dono do Projecto / Localização
2. Finalidade
3. Objetivos
4. Âmbito
5. Benefícios Esperados
6. Critérios de sucesso do projeto
7. Indicadores de Desempenho do projeto
8. Factores sucesso do projecto
9. Stakeholders envolvidos e matriz de gestão
10. Plano / Milestones (Marcos) Chave
11. Equipa de Trabalho
12. Estrutura da Organização
13. Matriz de Responsabilidades
14.Equipa de Projeto – Recursos
15.Plano de Comunicação do Projeto
16.Principais Entregáveis (o que é que o projecto gera/cria)
17.Matriz e Plano de Gestão do Risco e de Oportunidades
18.Condicionantes do Projeto
19.Custos do Projeto
20.Anexos